La planificación de eventos requiere de mucha información por lo tanto vale la pena explorar otras áreas importantes al hablar de planificación. Es posible que no todas las áreas que este artículo contiene sean aplicables a su ministerio, pero vale la pena considerar las ideas que se presentan de manera que pueda tener suficiente información al momento de hacer la elección de un evento.
– Fecha límite – Fije una fecha límite donde todos los detalles importantes deben ser realizados antes del evento. Comience trabajando en los aspectos del evento que requieren mayor preparación y termine con los detalles finales.
– Identificando – Escoja un tema central, un logo y los colores que usará durante toda la decoración.
– Publicidad – Diseñe afiches llamativos, anuncios, y propaganda para ser distribuida en la iglesia y comunidad.
– Registración – Es beneficioso tener una persona encargada para la registración y recolección del dinero.
– Decoración – Dondequiera sea la realización del evento se requiere de tiempo para preparar el lugar y decorarlo. Calcule la cantidad de tiempo que necesitará para trabajar en esto y añada un 50% más de tiempo para los imprevistos. Si usted piensa que se demorara unas dos horas en tener lista la decoración haga presupuesto para tres horas.
– Alimentación – Hay muchas formas de proveer para la comida. Usted puede solicitar que cada asistente contribuya con un plato especial, o puede comprar la comida de algún restaurante o tienda. Recuerde calcular los costos de los alimentos a fin de incluirlo en el precio que se pagará por asistir a la actividad.
– Programa – Elabore un borrador de las partes que incluirá en el programa y tome tiempo para afinar los detalles. Recuerde incluir en su programa: actividad inicial para romper el hielo, obsequios, música, drama (opcional), formación de grupos, testimonios, oradora, etc.
– Cuidado para los niños – Determine con tiempo suficiente si se proveerá cuidado para los niños y hágalo saber en los anuncios y publicaciones.
– Limpieza del lugar – Cualquiera sea las facilidades que use para realizar el evento, determine la forma como se hará la limpieza una vez terminada la actividad y quién estará encargada de la misma. Siempre es bueno dejar el lugar si es posible igual o más limpio de lo que usted lo encontró. Reclute a personas para que le ayuden después del evento a fin de que el trabajo se haga pronto y más suave.
– Seguimiento – Tenga algún plan para darle seguimiento a los resultados del evento. Si se invitaron a personas no creyentes siga en contacto con ellas ya sea por teléfono o mediante notas de aprecio. Si alguna dama mostró interés en estudiar la Biblia asegúrese de que alguien estará atendiendo esa petición.
Responsabilidades del Coordinador del Evento Ahora que ya tiene definido el propósito y la idea general del evento usted necesitará una persona que sirva de coordinadora general del evento. A continuación encontrará una descripción del trabajo de esa persona:
Tareas Específicas – Revisar las necesidades y lo que requieren las personas invitadas al evento – Dirigir las reuniones del equipo organizador – Delegar y asignar tareas específicas a varios miembros del equipo – Orar por cada miembro del comité – Velar por el bienestar de los miembros del comité durante el evento – Coordinar la reunión de evaluación después del evento – Preparar un informe sobre los resultados de la actividad que incluya, los logros, desafíos y recomendaciones para futuros eventos. – Entrenar a otras damas para que aprendan a hacer ese trabajo en el futuro.
Habilidades o Cualidades de la Coordinadora: – Madurez espiritual – Compromiso con el servicio y la oración – Habilidades de liderazgo – Destrezas de organización y manejo del tiempo – Sentir el llamada por Dios para realizar ese trabajo – Habilidad para delegar tareas y para ser sensible, animadora y lista para apoyar al resto de los miembros del equipo.
Otras cualidades: – Poseer sentido del humor – Delegar todo lo más posible – Mantener comunicación por teléfono, email o cualquier medio con el resto del equipo – Durante el evento no actúe como si fuera la persona más importante; manténgase detrás de todo y sea accesible animando y tratando de resolver en forma positiva los problemas que se presenten.
Planificando la Agenda
Para la primera reunión: 1. Bienvenida y oración 2. Determinar el nombre del evento 3. Discutir el propósito del evento 4. Determinar la fecha oficial del evento y su duración 5. Lluvia de ideas sobre el programa, la oradora, los seminarios, el horario general 6. Discutir los detalles finales sobre el tema, el versículo clave y el logo 7. Orar por cada participante 8. Determinar los regalos y obsequios que se darán 9. Fijar la fecha y el lugar para la próxima reunión
La próxima reunión deberá constar de informes acerca del progreso de los preparativos realizados por cada persona del comité, ajustar el tiempo para los preparativos finales y para orar.
La planificación de un evento puede ser preocupante cuando se considera como un todo, pero una mujer sabia dijo una vez que era como si se fuera a comer un elefante; usted lo va comiendo poco a poco. Un evento puede ser distribuido en pequeñas tareas de manera que sea más fácil para “masticar”.
