La mayoría de los eventos requieren una preparación de más o menos entre 2 a 4 meses. En las iglesias pequeñas la planificación de un evento sencillo podría tomar unas seis a ocho semanas, pero en iglesias grandes se necesitará incluir los eventos con meses o un año de anticipación, o tal vez hasta más tiempo.
Un retiro necesita más o menos entre 6 a 12 meses de preparación especialmente si usted desea tener una oradora invitada que es muy solicitada. La distribución de tiempo que aparece a continuación le ayudará a tener una idea de los preparativos necesarios. Ajuste el tiempo de acuerdo a sus planes.
Entre 6 a 12 meses antes del evento: – Comience a orar por todo el evento, por el equipo de ayudantes, asistentes, localización, personal para la alimentación, etc. – Seleccione un comité de consulta y planificación – Determine la clase de evento y su duración – Determine la fecha – Seleccione el lugar – Haga las reservaciones del lugar y determine los detalles de la comida – Busque una oradora especial – Determine el tema central – Prepare un presupuesto y seleccione una tesorera y registradora
Entre 4 y 5 meses antes del evento: – Continúe orando – Seleccione y determine el logo – Diseñe los afiches de promoción y todo lo relacionado con la publicidad – Envíe una carta de confirmación a la oradora invitada, y déjele saber que está orando por ella, pregunte si tiene alguna necesidad en particular, o si tiene alguna sugerencia para el momento de la registración – Seleccione el grupo que dirigirá las alabanzas, la música especial y a los cantantes – Haga arreglos con la librería para que provea materiales para las damas
Entre 12 y 12 semanas: – Continúe orando – Confirme a la oradora por teléfono o email – Confirme los detalles tales como reproducción de hojas de trabajo, premios, etc. – Comience a promocionar y a registrar – Establezca una fecha límite para alistar algunas de las tareas – Seleccione una persona para que sea la maestra de ceremonias. Es preferible no escoger a nadie del comité de manera que no tenga otra responsabilidad que hacer sino solamente.
Entre 10 y 8 semanas: – Continúe orando – Haga cualquier revisión necesaria al horario, programa y hojas de trabajo. – Confirme con las personas encargadas de la alimentación – Revise que los grandes detalles ya hayan sido atendidos y elimínelos de la lista
Seis semanas: – Continúe orando – Siga promoviendo el evento – Confirme que todas las iglesias tienen afiches de publicidad
Cinco semanas: – Termine con la reproducción de los materiales para los seminarios – Comience a formar las bolsitas de recuerdo y la carpeta para la registración
Cuatro a Tres Semanas – Realice una reunión de oración con su equipo y agradezca por toda la ayuda que le han prestado durante la planificación. Tomen tiempo para orar por el evento, la oradora y por las damas que asistirán.
Dos semanas antes: – Contacte a la oradora principal por teléfono o email – Imprima el programa general – Determine cualquier material necesario para los seminarios (pizarra, marcadores, computadora, proyectores, etc.) – Explique todo la programación a la maestra de ceremonia
Una semana antes: – Tome tiempo para orar con todo el equipo de ayudantes – Tenga todo listo para la registración – Complete cualquier detalle de última hora tales como hojas de trabajo o materiales impresos – Termine de preparar los premios y obsequios que dará – Revise que todos los equipos necesarios están ubicados y listos para ser instalados
Durante el evento: – Disfrute la actividad
Una semana después: – Envíe notas de agradecimiento a la oradora, facilitadores, miembros del comité, y a todos los que le ayudaron en el programa